本教學由作者茂伯編寫，並由作者在 Windows 版 Microsoft 365 與 Excel 2021 實際操作驗證。
學會依文字內容找出要替換的片段，把舊名稱改成統一的新名稱，同時保留來源資料。完成後能分辨全部替換與只替換第幾次出現，並透過原字串、公式列與結果逐一核對，避免誤把出現次數當成字元位置。
適用版本
適用 Microsoft 365 與 Excel 2016 至 2024
用途
門市資料匯出後，名稱用字不一致，可先在新欄產生修正版本，再人工核對是否符合公司的命名規則。來源欄保留，方便回查。如果公司要求保留歷史名稱，應先問清楚欄位用途，別直接把算出的新名稱當成必須覆寫的正式資料。
商品代碼含固定連字號時，可把指定符號換成另一個符號，或以空字串移除；修改前先確認符號是否承載分類意義。
先準備範例資料
開啟空白活頁簿，依下表輸入。英文字母是欄，數字是列；例如 B2 就是 B 欄第 2 列。標題從 A1 開始，結果另外放在 E2。
| 列 | A |
|---|---|
| 1 | 原始文字 |
| 2 | 台北-台北-門市 |
| 3 | 台中-倉庫 |
| 4 | 台北-出貨 |
| 5 | 高雄-門市 |
| 6 | 台南-倉庫 |
| 7 | 新竹-出貨 |
| 8 | 桃園-門市 |
A1:A8 是原始文字表，A1 為標題，A2:A8 共七筆；主公式只處理 A2，不會自動替換整欄。同一字串內可能有多次符合，但不同儲存格仍是不同筆。先完成單格核對，再決定是否需要處理其他列，能避免一次擴大修改範圍。
A2 精確輸入「台北-台北-門市」。兩個台北之間及門市前皆是半形連字號 -，沒有空格；它們會原樣保留。
本例把「台北」換成「臺北」，只示範用字標準化，不表示其他文字需要自動更正。其餘六列提供獨立練習。
E1 輸入「取代後文字」，E2 放公式。A2 仍保留舊文字，E2 顯示的是計算後的新文字，並未覆寫原始資料。
輸入這個公式
=SUBSTITUTE(A2,"台北","臺北")
輸入位置：E2 正確結果：臺北-臺北-門市
建議順序：先照做並核對畫面，再看公式拆解，最後完成延伸用法與練習。所有練習各自從這一頁的原始資料開始。
照著做並核對畫面
名稱方塊在公式列左側，會顯示 A1 或 E2 等位置；公式列則是 fx 右邊顯示公式的長欄位。下列步驟都在工作表內操作。
開啟空白工作表，在名稱方塊輸入 A1 並按 Enter，按表填入 A1:A8；先逐字核對 A2 的兩個「台北」與兩個連字號。
選 E1 輸入「取代後文字」。再選 E2，把數字格式設為「通用格式」，讓結果區位於來源表之外。
在 E2 輸入 =SUBSTITUTE(A2,"台北","臺北")。使用半形雙引號包住文字，不要用中文的「」作為公式引號。
按 Enter，E2 應顯示「臺北-臺北-門市」。拉寬 E 欄查看完整內容，確認兩處都已替換，連字號與門市仍保留。
再按 E2 查看公式列，核對三個參數依序為來源、舊文字、新文字；點回 A2，確認來源仍是「台北-台北-門市」。
圖 1 Excel 網頁版實際操作畫面
Windows 桌面版的工具列外觀可能不同，儲存格位置、公式輸入及本例結果相同。
對照畫面確認結果
左側 A2 有兩次「台北」，因此可觀察省略第四參數時的全部替換效果。
右側 E2 兩處都顯示「臺北」；不要只看第一個字就認定整串完成。
公式列最後是 "臺北")，沒有第四參數；若看到末尾 ,1)，則只替換第一次。
語法與引數
=SUBSTITUTE(text,old_text,new_text,[instance_num])
引數就是交給函數處理的資料或設定。語法中的 [ ] 表示可以省略，輸入公式時不要打出方括號或省略號。
text 必要。要檢查的原始文字，可填儲存格參照或以雙引號包住的文字。本例 A2 讓你日後修改來源時，答案跟著更新。
old_text 必要。要尋找並替換的完整文字片段，本例為 "台北"。若沒有找到，會保留原文字，不會憑空插入新文字。
new_text 必要。找到舊文字後換成的內容，本例為 "臺北"。輸入 "" 代表不放任何字元，可用來刪除找到的片段。
[instance_num] 選填。指定從左往右第幾次出現才替換，例如 1 代表第一次。省略會替換全部；它是出現次數，不是第幾個字元，方括號不用輸入。
把主公式逐段拆開
= 開頭等號讓 Excel 把後面的內容視為計算公式。
SUBSTITUTE 本課唯一使用的函數名稱，拼字須完整，不含空格。
( ) 成對半形括號包住所有參數；最後一定要有右括號。
A2 只讀取 A 欄第 2 列的一個原始字串。
"台北" 雙引號內是要被取代的兩個中文字，必須和來源內容一致。
"臺北" 雙引號內是替換後文字；引號只是公式語法，不會出現在答案。
, 半形逗號分開不同參數；引號裡的符號則是文字本身。
使用半形 = ( ) , : 及雙引號；文字使用直式雙引號 " "。部分地區設定以分號分隔引數，請依 Excel 的輸入提示調整。
Excel 如何得到這個答案
先讀取 A2：「台北-台北-門市」。來源共有兩個符合舊文字「台北」的片段。
第一處「台北」改為「臺北」，第一個連字號不符合搜尋文字，所以保留。
第四參數省略，因此第二處也替換；其餘「-門市」保留，合成「臺北-臺北-門市」。最後再把原文與新文分段比對：第一段用字改變、第二段用字改變、第三段門市不變。這比只看字串長度更能確認換字是否正確。
資料型態與邊界情況
這是產生新字串的公式，不會直接修改 A2。若主公式只有 A2 參照，A3:A8 即使含有「台北」也不會一起處理。來源變動時，結果會跟著重新計算；例如修改 A2 的最後兩字，E2 也會反映新的尾端內容，但仍只替換指定片段。
舊文字必須確實出現在來源中，字形與空格都要留意。找不到時回傳原字串；這是合理結果，不表示公式沒有執行。
同一個函數的延伸用法
以下例子彼此獨立。每做一題前，先還原上方的原始資料，再執行該題設定；不要沿用上一題的修改。
用法 1 只替換第一次
先恢復原始 A1:A8，在 E2 改輸入下式。
=SUBSTITUTE(A2,"台北","臺北",1)
結果：臺北-台北-門市
第四參數 1 指定第一次出現；左側台北被替換。
右側台北是第二次，原樣保留；兩個連字號的位置沒有改變。
用法 2 移除所有連字號
先恢復原始 A1:A8，在 E2 輸入下式，不沿用用法 1 的答案。
=SUBSTITUTE(A2,"-","")
結果：台北台北門市
舊文字改為半形連字號，新文字 "" 表示零個字元。
未指定次數，兩個連字號都移除；中文台北仍保留原用字。
常見錯誤
- 只改了第一個台北
原因：第四參數可能填了 1。 處理：選 E2，在公式列刪除最後的 ,1，恢復主公式後按 Enter。
- 結果完全沒有變
原因：舊文字與 A2 不一致，可能誤填「臺北」或多打空格。 處理：核對 A2 原文，再把第二參數輸入為 "台北"，不要修改來源來湊答案。
- 公式無法接受或顯示 #NAME?
原因：函數拼字、雙引號或分隔符號可能不正確。 處理：把輸入法切成半形英數，重新輸入完整公式；文字使用 ASCII 雙引號。
自己練習與完整解答
先遮住解答，試著自己輸入公式並預測結果。每題都從上方原始資料重新開始，結果放在題目指定的儲存格。
練習 1 指定第二次
先恢復原始 A1:A8，在 E2 只把 A2 第二次出現的台北改為臺北。
答案公式：
=SUBSTITUTE(A2,"台北","臺北",2)
正確結果：台北-臺北-門市
解答 1 先數出 A2 左到右的兩次台北，第四參數填 2。
解答 2 第一次保持原樣，第二次替換；核對答案為台北-臺北-門市。
練習 2 改另一筆地點
先恢復原始 A1:A8，在 E2 把 A3 的「倉庫」換成「門市」。
答案公式：
=SUBSTITUTE(A3,"倉庫","門市")
正確結果：台中-門市
解答 1 來源改為 A3，讀取台中-倉庫；舊文字只出現一次。
解答 2 保留台中與連字號，換上門市，結果是台中-門市。
練習 3 找不到舊文字
先恢復原始 A1:A8，在 E2 嘗試把 A5 裡的「台北」改成「臺北」，預測結果。
答案公式：
=SUBSTITUTE(A5,"台北","臺北")
正確結果：高雄-門市
解答 1 A5 是高雄-門市，沒有指定的舊文字台北。
解答 2 沒有可替換片段，因此回傳原文字高雄-門市。
完成後的自我檢查
我能指出來源、舊文字與新文字三個必要參數。
我能分辨省略第四參數與填入 1、2 的差異。
我已確認原資料保留，結果顯示完整且沒有多餘空格。
版本與官方說明
Microsoft 365、Excel 2024、2021、2019 與 2016 可使用本課基本語法；Windows 與 Mac 桌面版的選單名稱可能略有差異。
本課公式只回傳一個值，直接按 Enter 完成；使用半形英文字母與符號，若電腦區域設定採分號分隔參數，依當地設定調整。